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実用的“5W2H”

 社員に指示した仕事が自分の思い通りに進んでいない、といった経験はありませんか。その結果“仕事の手戻り”が起こり、もし、その仕事が大変重要なことだったりすると

・    修正作業で無駄な人件費がかかる。

・    納期遅れで顧客に大きな迷惑がかかり、信用が失墜する。

・    商売の遅れで機会損失が発生する。

・    競合他社に売上げ・利益をもって行かれる。

等々思わしくない結果が生じます。

 その責任は指示した側にあるのでしょうか。指示された側にあるのでしょうか。

 実は、その責任の大半は指示したあなたの方にあるのです。

物事を指示する原則

 物事を的確に指示する場合は、“5W2H”が相手に伝わるように指示しなければなりません。

つまり、

・    何故:WHY

・    何を:WHAT

・    誰に(誰を):WHO

・    何時:WHEN

・    どこで:WHERE

・    どのように:HOW

・    いくらで:HOW MUCH

 このような事柄を指示する場合、相手に合わせて内容の具体性を変えなければなりません。テーマを示し、「“5W2H”を満たすように書いて欲しい。」と言うだけでやってくれる相手と、相当具体的に示さないとできない相手がいるからです。

経営者・管理者の留意点

 部下に対する指示は仕上がりレベルで合格点を与えられるように、次の点に留意すると良いでしょう。

・    だれがどの程度の指示で仕事をこなす能力があるのか、部下の能力レベルをつかんでおき、それに合った指示を行う。

・   「催事の案内状」「会議開催連絡」等々の出来上がり文書を “5W2H”の要素が明記されているかどうかチェックする。

掲載日時点の法令等に基づいて記載しており、最新の制度と異なる場合があります。
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